... in Ewigkeit. Akten.

Die globalen Ölreserven, die Ozonschicht oder der Meeresspiegel. Im Jahr 2110 werden wir viele Dinge aus heutiger Sicht nicht mehr wiedererkennen. Viele, aber nicht alle. Elektronische Akten der Bundesverwaltung aus dem Jahr 2010 sollen nämlich auch in 100 Jahren im Originalzustand bereitstehen. Mittels digitaler Langzeitarchivierung sollen die Dokumente so lange erhalten bleiben wie so manches Schriftstück aus Papier.

Das Älteste aus der Sammlung des Staatsarchives stammt aus dem Jahr 816. Diese Einrichtung ist wie auch viele andere Archive Zielgruppe für eine IT-Lösung, die gerade unter der Federführung des Bundeskanzleramtes (BKA) entwickelt wird. Bereits seit 2004 führen alle Bundesministerien ihre Akten elektronisch. Im Außenministerium und im BKA hat man sogar noch früher – Ende der 90er Jahre – damit begonnen.

Die Büroordnung, die die Arbeitsweise der Ministerien regelt, gibt vor, dass „archivwürdige Akten" zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung dem österreichischen Staatsarchiv übergeben werden müssen. Archivwürdig sind Geschäftsstücke, die die Kernaufgaben der Bundesministerien betreffen.

„Unser Anspruch ist, diese Dokumente für Jahrhunderte, wenn nicht für alle Ewigkeit, zu sichern", sagt Michael Freitter, BKA-Projektmanager. Das setze aber eine regelmäßige Aktualisierung der Speichermedien voraus und eine Konvertierung der Daten in neue Formate, um die Lesbarkeit langfristig zu sichern.

Wider Erdbeben und Atomunfälle

Die nächsten acht Jahre übernimmt die Firma Siemens IT-Solutions, die mit der technischen Umsetzung beauftragt wurde, auch den Betrieb der Hardware. Oberste Priorität hat die Ausfallsicherheit: „Selbst bei schweren Erdbeben oder Atomunfällen ist der Fortbestand der Daten gewährleistet", sagt Alexander Leiningen-Westerburg, Verantwortlicher für E-Government-Anwendungen. Die Dokumente werden parallel in zwei Rechenzentren eingespeist: Eines bei Siemens in Wien, das andere im zentralen Ausweichsystem des Bundes in St. Johann im Pongau, einem fünfstöckigen Bunker 300 Meter unter der Erdoberfläche. Die Speicherkapazität kann man flexibel aufsto-cken, da die Größe der zu archivierenden Akten stark variiert. „Manche Files haben wenige Kilobyte. Andere, die auch Filmaufnahmen oder Funkaufzeichnungen enthalten, können viele hundert Gigabyte groß sein", so Leiningen-Westerburg.

Zur Verwaltung der Daten hat Siemens eine Standard-Software von Tessella, dem aus England stammenden Marktführer für Archivanwendungen, an die österreichischen Systeme angepasst. Dabei wurde auch die Möglichkeit einer automatischen Konvertierung der Dateien integriert.

„Sinnlose Ansammlung von Nullen und Einsen"

„Digitale Objekte benötigen immer eine spezielle Software, um geöffnet, betrachtet und verwendet zu werden", erläutert Andreas Rauber vom Institut für Softwaretechnik und interaktive Systeme der TU Wien. Dieser Aspekt werde bei der Langzeitarchivierung unterschätzt. „Sobald die Software oder das Betriebssystem nicht mehr verfügbar sind, besteht das Objekt lediglich aus einer sinnlosen Ansammlung von Nullen und Einsen", sagt Rauber. Der Problematik war man sich im BKA von Anfang an bewusst: „In 30 Jahren wird niemand mehr etwas mit Word 95 anfangen können", sagt Freitter. Alle Dateien werden daher periodisch umformatiert. Derzeit werden die Akten hauptsächlich im Pdf/a-Format gebunkert, einer Sonderform zur Archivierung. Schon in einigen Jahren könnte aber die erste Migration notwendig sein. „Das ist genau wie beim Straßenbau. Die Autobahntrasse bleibt gleich, der Asphalt wird aber immer wieder ausgewechselt", sagt Leiningen-Westerburg.

Hybrid-Akten

Ebenfalls Teil der Software ist ein Rollenkonzept, das festlegt, wer wann auf welchen Akt zugreifen darf. So kann etwa der Aktenproduzent archivierte Daten jederzeit einsehen, während die Öffentlichkeit den Ablauf der Sperrfrist von 30 Jahren abwarten muss. Frei zugängliche Akten kann man ab 2011 über einen Webshop des Staatsarchivs einsehen. „Nach ihrer Digitalisierung werden dort auch andere Archivgüter wie prominente Urkunden, die derzeit nur im Original – also in Papierform – vorliegen, rund um die Uhr zur Verfügung stehen", sagt Luzia Owajko, stellvertretende Generaldirektorin des Staatsarchivs. Durch die Einbindung von digitalen Dokumenten werde es zudem möglich sein, Hybrid-Akten, die teilweise elektronisch, teilweise papiergebunden bestehen, digital zusammenzuführen.

Aufgrund der flexiblen Anpassung ist die Lösung, die schon bald nach internationalen Standards zertifiziert werden soll, geeignet, auch den Datenbestand anderer Körperschaften wie der Landesarchive, Sozialversicherungen, Kammern oder der Kirchen aufzunehmen. Für sie hat der Bund bei der Ausschreibung eine Generallizenz erworben. Firmen können sich aber beteiligen. Freitter: „Es wird aber eine sinnvolle Untergrenze der zu archivierenden Daten geben. Für zwei Megabyte wird es sich wohl eher nicht lohnen."

Lukas Wiesboeck

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